Frissítve: 2023.10.30.
Mire ez a nagy felhajtás, avagy miért fontosak az időgazdálkodási módszerek
Mindannyian szembesülünk a technika rohamos fejlődésével. Nap, mint nap olyan eszközök segítik az életünket, nem kevés időt spórolva nekünk, melyekről ükanyáink nem is álmodtak. Persze, a patakparti hidegvizes mosásnak is bizonyára megvoltak ez előnyei… Ma csak néhány gombnyomás, és otthonunk önállóan elvégzi a házimunkát. Mégsem hallok unatkozó anyukákról, akik feltett lábbal, hátradőlve várják, hogy végre kiteregethessenek… akkor még sincs több időnk?
Naponta hallom, hogy kevés a nap 24 órája az elvégzendő teendők listájához képest. Versenyt futunk az idővel. Nos, az idővel való versenyfutás megállítására születtek a különböző időgazdálkodási módszerek, melyek segítségünkre vannak abban, hogy az óra hasztalan visszatekergetése nélkül elkészüljünk feladatainkkal, befejezzük projektjeinket, elérjük céljainkat.
Az időgazdálkodási módszerek útvesztőjében
Szétnézve a piacon megannyi időgazdálkodási eszköz kerül a szemünk elé, amelyek mind ugyanazt a célt szolgálják. De vajon melyik lenne jó nekem? Hogyan válasszak? Melyik állhat hozzám közelebb? Hiszen sokfélék vagyunk, s mindannyian máshogy látjuk át a dolgainkat, ahogyan tanulni is sokan sokféleképpen tudunk.
Az alábbiakban a könnyebb választáshoz kívánunk segítséget nyújtani az időgazdálkodási módszerek ismertetésével.
Az időgazdálkodási módszerek
Csokorba gyűjtve olvashatod a különböző népszerű időgazdálkodási módszerek lényegét, előnyeit, a módszer alkalmazásának lépéseit, melyek közül mindannyian személyiségünknek leginkább megfelelőt választhatjuk.
Getting Things Done(GTD)
Mindjárt egy különccel indítjuk a sort, a GTD módszer abból a szempontból más, mint a többiek, hogy fókuszában nem az áll, hogy gyorsabban végezzük el feladatainkat, hanem az, hogy koncentráltabban tudjunk az adott feladatra összpontosítani, így fokozva a hatékonyságot. Ezt úgy segít elérni, hogy agyunkat tehermentesíti sok felesleges dologtól, amit nem kell észben tartani, mivel a program megteszi helyettünk.
Amint kiírjuk magunkból feladatainkat, máris könnyítettünk agyunk leterheltségén, hiszen ha szüntelenül a szemünk előtt vannak azok a feladatok is, amikkel éppen nem tudunk foglalkozni, az nyugtalanító érzéseket generál bennünk, megosztja figyelmünket, így csökkenti a munkavégzés hatékonyságát.
Ezért lehet jó megoldás a GTD módszer alkalmazása, így az elintézésre váró, és számon tartott teendőinkkel akkor találkozunk, amikor időt is tudunk fordítani elvégzésükre.
A módszer 5 lépcső használatával juttat el az eredményességhez.
- Rögzítés
Az első lépés ahhoz, hogy egyáltalán gondolni lehessen a feladatok szervezésére, az az elvégzendő feladatok összegyűjtése. Vagyis írj le minden olyan tennivalót, melyet el kell végezned. Legyen szó a bevásárló lista készítésétől kezdve a munkahelyi értekezletre való felkészülésig, minden, ami az “el ne felejtsem” bugyorban zsong a fejünkben. Így egyszerűen kiürítjük a fejünket.
- Tisztázás
Az adott feladatot konkrét lépésekre kell bontanod! Nyilván vannak azok a teendők, melyek azonnal elvégezhetsz, hiszen kevesebb, mint 2 percet vesznek igénybe. Vannak azonban nagyobb lélegzetvételű teendőink. Itt lehet számításba venni, hogy mit lehet esetleg delegálni, ha van ilyen, azt átadni a megfelelő személynek, és egy “várok rá” listára feltenni. Amennyiben nem delegálható a feladat, és két perc alatt elvégezni sem lehet, akkor tedd a többi feladatod közé.
- Rendszerezés
Ezen a ponton minden a helyére kerül, ez további listákat fog eredményezni, úgy mint: projektlista, lista a következő lépésekről, lista a delegált feladatokról, naptár.
- Reflektálás
Ahelyett, hogy elégedetten hátradőlnénk, hogy készen vagyunk, innentől a program dolgozik helyettünk, azt rendszeresen át kell nézni, rendezni, aktualizálni. Ezt érdemes naponta átnézni, hetente rendet tenni. És persze, jönnek az újabb és újabb feladatok is, melyeket folyamatosan felviszel a rendszerbe.
- Cselekvés
Az eddigi lépések után már szinte gyerekjáték lesz az adott feladatok végrehajtása. A feladatok elvégzésének sorrendjét meg fogja határozni, hogy mennyi időd, energiád van éppen, s az, hogy mik a prioritások.
Pomodoro technika
Azt már sokan az iskolában megtanultuk, hogy milyen vergődéssel jár az, amikor a folyamatos figyelmet, intenzív munkát várják el tőlünk, vagy amikor a főnök azt reméli, hogy robotok módjára állandó 120%-os agykapacitással dolgozunk…
Azt már régen felfedezték, hogy az emberi agy ciklikusan működik, nagyjából 90 percenként éri el működése a csúcsot és a mélypontot is. Ezért is képtelenség azt elvárni az agyunktól, hogy folyamatosan magas szintű szellemi munkát végezzen, egyfolytában fókuszáljon.
A Pomodoro időgazdálkodási módszer szerint a pihenés a barátunk. Az időgazdálkodás megtervezése során lelkiismeret-furdalás nélkül ütemezhetjük be a pihenést, ráadásul ez segíti a koncentrált munkavégzésünket.
A Pomodoro technika lényege, hogy válaszd ki a legfontosabb feladatot arra a napra, fókuszálj csak arra 30-90 percen keresztül! Ne szakítsd meg telefonálással, emailezéssel, vagy más figyelemeltereléssel, csak te és a feladat legyetek! Hogy ne kelljen az órát bámulni, érdemes azt beállítani, hogy az idő elteltével jelezzen. Ha letelt az idő, jöhet a megérdemelt pihenés, mely tarthat 5-20 percig. Ezután jöhet egy újabb munkafázis.
A munka és pihenő időintervallum meghatározása egyénenként eltérő lehet, mindannyian más-más ciklusban tudunk hatékonyak lenni, ezt ki kell tapasztalni. A munka típusa, jellege, nehézsége is meghatározhatja a ráfordított idő mennyiségét, valamint a pihenőidő hosszúságát.
Aztán azért is jó, ha kellő önismerettel rendelkezünk a munkastílusunkra vonatkozóan, mert előfordulhat, hogy a beállított 60 perc munkafázis leteltével nehezünkre esik abbahagyni, mert épp “elkaptuk a fonalat”. Nyilván a rugalmasság a többi módszer alkalmazása során is előnynek számít, itt kifejezetten szükséges lehet.
Eisenhower-mátrix
Adódnak olyan helyzetek az életünkben, amikor egyszerre sok feladattal kell megbirkóznunk, amikor hirtelen több feladat szakad ránk, és azt sem tudjuk, hol áll a fejünk. Ilyen helyzetekben segítségünkre lehet az Eisenhower-mátrix technika alkalmazása.
A módszer nevét az Egyesült Államok 34. elnökéről, Dwight D. Eisenhowerről kapta, aki ezt a metódust alkalmazta ahhoz, hogy minden fontos, sürgős feladatát el tudja végezni. Márpedig neki bizonyára jó néhány tennivalója akadt, nélkülözhetetlen volt számára a hatékony időgazdálkodás.
A technika lényege abban áll, hogy a fontos, valamint a sürgős tennivalókat el kell különíteni egymástól. A módszer első lépése szerint meg kell határozni az elsődleges feladatokat. Tehát, minden várakozó feladatot le kell írni, a sorrendre figyelni itt nem szükséges, fontosabb, hogy minden felkerüljön a listára.
Ezt követően jön a jelölés: F betű kerüljön a fontos tennivalók, S betű pedig a sürgős feladatok mellé. Előfordulhat, hogy egy-egy feladat mellé kettő betű is kerül, míg egy másik mellé egy sem. Persze, időbe telhet, mire elsajátítjuk, hogy mi a különbség a sürgős és a fontos tennivalók között adott esetben.
A következő lépésben meg kell vizsgálnunk a fontosnak ítélt feladatokat, rangsorolni kell azokat értékek, elvégzéséhez szükséges idő alapján. Ezután bekerülnek az Eisenhower-mátrixba, melynek oszlopaiban a sürgős, nem sürgős feladatok, soraiban pedig a fontos, nem fontos tennivalók kerülnek elkülönítésre.
Amikor a táblázatban minden a helyén van, kezdődhet is a feladatok elvégzése, élen a sürgős és fontos feladatokkal. Lehetnek olyan sürgős feladatok, melyek nem egészen fontosak, ezeket lehet delegálni. A fontos, de nem sürgős feladatokkal ezt követően lehet folytatni a sort. Végül maradnak a nem sürgős és nem fontos feladatok, és már készen is vagyunk a végeláthatatlannak tűnő feladathalommal.
ABCDE módszer
Ennek a módszernek a hatékonysága abban rejlik, hogy segítségével a feladatok között – fontosságtól függően – hierarchiát állíthatunk fel. El kell döntenünk, hogy számunkra mi a fontos, ennek megfelelően lehet priorizálni teendőinket.
Lássuk, hogyan működik a program! Leírt teendőinket betűk segítségével rangsoroljuk. A legfontosabb tevékenységeket jelöljük “A”-val, a következőket “B”-vel, majd a következőket “C”-vel (esetleg „D”-vel és „E”-vel). Ha egy kategóriába több tevékenység kerül, azokat megszámozhatjuk.
Az “A”-val jelölt tevékenységeink a legfontosabbak, s legsürgősebbek, így azokat mindenképpen el kell végezni. Ebből maximum hármat érdemes betervezni az adott napra.
Egyéni teljesítménygörbénk függvényében tervezhetjük e feladatainkat, így biztosítva a hatékonyságot, vagyis eredményesebbek leszünk, ha nem az ebéd utáni szundi időszakot akarjuk az “A” feladatainkkal tölteni. Ekkor jöhetnek az agyi kapacitást kevésbé igénylő “C” tennivalók, a rutinjellegű feladatok.
A “B”-vel megjelölt teendők azok, amelyeket fontos lenne elvégeznünk, azonban kevésbé sürgősek, nem okoz olyan nagy gondot, ha mégsem sikerül az adott napon.
ALPEN-módszer
A következő módszer ismertetése akár nyelvlecke is lehetne, mivel a német eredetű technika neve egy mozaikszó, a módszer egyes lépéseire utalnak a nevében található betűk.
Első lépés a feladatok átnézése (Aufgaben). Ahogy már megszokhattuk a különböző módszerekkel történő ismerkedés kapcsán, itt is nélkülözhetetlen a ránk váró összes teendő felírása.
A szükséges időkeret meghatározása (Lange). Meg kell határozni, hogy az egyes feladatok vajon mennyi időt fognak igénybe venni. Mindennek legyen meg az időkerete, kezdve a mosogatógép kipakolásától (5 perc) a prezentáció készítéséig (1 óra).
Többlet idő betervezése (Pufferzeit). Sokunk számára idegesítő az, amikor a tervezett feladat elvégéséhez már csak egy pici hiányzik, de “bumm”, lejárt az arra szánt idő, kopogtat a következő tennivaló. A feszültségek elkerülése érdekében érdemes plusz időt rászámolni a teendőinkre.
Döntéshozatal (Endscheidungen). Fontossági sorrendet kell állítanunk tevékenységeink között, melyek a legfontosabbak. Talán akadnak olyan teendők, amelyeket át tudunk adni másnak, itt ezt megtehetjük. Rendezzük sorba az elvégzendő dolgokat, s már mehet is a munka.
Nyomon követés (Nachkontrolle). Az elvégzett feladatokat jelöljük a listánkon, így láthatjuk haladásunkat, ami elég motiváló lehet egy tennivalókkal agyonzsúfolt napon.