Frissítve: 2023.11.22.
Hazánkban még újnak számít, tőlünk nyugatabbra már nagy népszerűségnek örvend a virtuális asszisztens (rövidítve: VA) szakma. Aki még sosem hallott róla, az joggal teszi fel a kérdést: ki vagy mi az a virtuális asszisztens? A kérdés első felét tisztázva, a „ki” kérdőszó a megfelelő, hiszen nem robotokról, hanem hús-vér emberekről van szó. Méghozzá olyanokról, akik élnek az online világ egyre szélesedő térnyerésével és asszisztensi szolgáltatásaikat nem irodai alkalmazottként, hanem virtuálisan, a távolból, leggyakrabban otthonról (vagy bárhonnan, ahol internet lehetőség rendelkezésre áll) nyújtják. Vállalkozások működését támogatják, oly módon, hogy ellátják azokat a feladatokat, melyek interneten keresztül végezhetőek, kiszervezhetőek és nem igényelnek személyes jelenlétet.
Kiknek dolgozik egy virtuális asszisztens?
A VA-k segítségét jellemzően kis- és középvállalkozások kérik, ezen belül is azok, melyek maguk is a virtuális platformon tevékenykednek. Egy virtuális asszisztensnek általában egyszerre több ügyfele is van attól függően, hogy milyen mennyiségű feladatot kap egy-egy cégtől. Sőt az is tendencia, hogy amennyiben meg vannak elégedve a szolgáltatásával, úgy hosszú távon is igénybe veszik azt, akár egy jól bevált alkalmazott esetén. Az alkalmazottal szemben azonban a virtuális asszisztensek számos előnnyel bírnak. Nézzük melyek ezek!
Miért szeretnek a cégek virtuális asszisztensekkel együtt dolgozni?
• Ha még nincs annyi teendő, hogy alkalmazottat vegyenek fel rá, de a vezetőnek már túl sok idejét veszik el ezek a feladatok, akkor időt és pénzt spórolhat meg VA megbízásával. A vezetőnek így marad ideje és energiája a cég fejlesztésére. Tehát egy jó virtuális asszisztens időt, kapacitást és energiát szabadít fel, aminek köszönhetően előrébb lendíthető a cég.
• Költségkímélő, hiszen a VA-k egyéni vállalkozók, számlát állítanak ki a munkájuk után (ami költségként el is számolható), és nem kell őket alkalmazottként foglalkoztatni – fix munkabért, fizetett szabadságot, járulékokat, cafeteria-t fizetni.
• A megbízó csak a valóban hasznosan, munkával töltött órák után fizet vagy projektalapon, tehát nincs üresjárat (ezért a megbízó magasabb órabért is szívesen megad, hiszen ő is jóval több elvégzett munkát, elégedettebb és produktívabb segítséget kap cserébe).
• A virtuális asszisztens a saját eszközeivel, szoftvereivel dolgozik, ezeket nem a cégnek kell számára biztosítania, így megspórolják az erre fordítandó pénzt és energiát.
• A VA-k maguk is vállalkozók, ezért sokkal önállóbbak, mint egy alkalmazott, több saját ötlettel rendelkeznek, aktívabbak.
• Nincs főnök-beosztott alá-fölérendeltségi viszony, ami sokkal gördülékenyebbé, rugalmasabbá és stresszmentesebbé teszi a munkát.
• A virtuális asszisztensek rugalmas munkarendben dolgoznak, ezért sürgős esetben, a hagyományos értelemben vett munkaidőn kívül is elérhetők.
• A VA is érdekelt a sikerben, hiszen ezen múlik az ő további megbízatása is. Aktívan segít, hogy a cég hatékonyabban és eredményesebben működjön.
• Vállalkozóként jobban átérzi a cégvezető helyzetét, problémáit, hiszen neki is hasonló szituációkkal, kihívásokkal kell szembenéznie nap, mint nap.
Milyen feladatokat lát el egy virtuális asszisztens?
Egy virtuális asszisztens feladatai rendkívül sokfélék lehetnek. Az alábbiakban a leggyakrabban előforduló feladatokat nézzük át részletesebben. Fontos megemlíteni, hogy a virtuális asszisztensek is specializálódnak bizonyos területekre, így nem feltétlenül foglalkoznak az itt felsorolt feladatok mindegyikével. A szakosodást meghatározza a végzettség, nyelvtudás, korábbi munkatapasztalat, érdeklődés stb.
Social media felületek kezelése
Ide elsősorban a Facebook tartozik, ezt követi sorrendben az Instagram és a You tube. A Facebook-on jellemzően posztok készítésére és hirdetéskezelésre kapnak megbízást. További feladat a hozzászólásokra/beérkező levelekre történő válaszolás, illetve a moderálás.
Személyi asszisztencia
Ide nagyjából olyan feladatok tartoznak, amiket egy titkár(nő) is ellát a felettese mellett, kivéve talán a kávéfőzést. 😊 A leggyakoribbak például a megbízó ügyfél e-mail-jeinek kezelése (megválaszolás, továbbítás, egyéb intézkedés), találkozók/meetingek szervezése, időpont-egyeztetés ügyfelekkel, naptárkezelés, kapcsolattartás a cég partnereivel stb. Ha pedig már kialakult egy jó kapcsolat, akkor személyes jellegű feladatokban is kérik a segítségét, úgy, mint utazásszervezés, ajándékküldés stb.
Ügyviteli munkák
Az ügyviteli munkákra a cégek általában egy külön ügyviteli programot használnak, mely rendszerez minden fontos adatot a vállalkozással kapcsolatban. Lényegében egy információs rendszerként működik. Ügyviteli munka lehet például a nyomtatványok tervezése; adatok, információk begyűjtése, rögzítése, csoportosítása, kezelése, rendezése, feldolgozása, visszakeresése, továbbítása, értékelése, tárolása; nyilvántartások vezetése; információk előállítása és közlése stb.
Tartalomgyártás, szövegírás
Ma már a legtöbb cég rendelkezik honlappal, amit bizony fel kell tölteni tartalommal. A cégvezetőknek általában nincs idejük ilyesmivel foglalkozni. Másoknál a kedv, esetleg az írói véna hiányzik ehhez. Itt jön a képbe a virtuális asszisztens. Honlap-szöveg lehet például a cég, a munkatársak bemutatása, vagy egy új projekt ismertetése, esetleg termékleírások kreálása. További szövegírási feladat lehet a hírlevelek megfogalmazása, PR cikkek írása, beszámolók készítése.
Projektek koordinálása
A projektek koordinálása során a virtuális asszisztensre bízzák a cég egy nagyobb, több embert foglalkoztató projektjének a megvalósulását. Ilyenkor a speciális feladatokat a szakértők végzik, a VA feladata a munkaterv készítése, a kapcsolattartás, az információáramlás biztosítása, a szervezés, a határidők betartatása, ellenőrzés, elemzés stb. Például az adott cég egy új üzletágat nyit, s ezzel kapcsolatban a virtuális asszisztensre bízzák az új arculat és honlap megvalósítását. Ilyenkor neki kell összehangolnia a szakemberek (honlapkészítő, grafikus, fordító, szakmai asszisztens stb.) munkáját.
Könyvelési anyag előkészítése
A könyvelési anyag előkészítése a számlázást – számlák kiállítását és kezelését – jelenti. A cégek többsége ma már online számlázóprogramot használ, melyhez könnyűszerrel tudnak hozzáférést adni, s így ez a munka online is elvégezhető.
Képek keresése és formázása
A képek keresése és formázása általában egyszerűbb grafikai munkát jelent: átméretezést, vágást, szöveg és logó ráhelyezést. Ezek a feladatok ma már nem igényelnek mély szakmai hozzáértést, könnyen elvégezhetőek online programok segítségével.
Ügyfélszolgálat
Ezzel a feladattal általában webshop tulajdonosok szokták megbízni a virtuális asszisztenseket. Telefonon vagy e-mail-ben kell tájékoztatást nyújtani a vásárlók, érdeklődők részére a termékekről, a megrendelés folyamatáról, szállításról stb. Ilyen esetben gyakori, hogy a VA van megbízva a webáruház kezelésével is.
Weboldal kezelés
Ez a feladatkör az adott cég honlapjának/webshopjának kezelését jelenti. Weblap esetén ez lehet például blogbejegyzések írása és feltöltése vagy az aktuális hírek megjelentetése. Webáruháznál pedig termékfeltöltés, termékleírás készítés, akciók kezelése, megrendelések kezelése (Szállítást, postázást igénylő termék esetén, ezt a feladatot a cég alkalmazottja végzi. Virtuális termék esetén azonban a VA-ra is bízhatják ezt a munkát.)
Kimutatások készítése
Kimutatások készítéséhez az Excelt, azon belül is a Pivot táblát szokták a cégek használni. Ez arra való, hogy egy hatalmas adatbázisból ki tudjuk nyerni a számunkra fontos adatokat, adathalmazokat.
Milyen jogviszonyban dolgozik egy VA?
A virtuális asszisztensek szabadúszók, egyéni vállalkozók. Ügyfeleikkel szerződéses kapcsolatban állnak. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek. Leggyakrabban kisadózó, KATA-s vállalkozók. Szolgáltatásaikért számlát állítanak ki ügyfeleik részére. A virtuális asszisztens munkadíjának megállapítása történhet:
– havibérben,
– órabérben,
– projekt alapú díjazással, stb.
Hogyan történik a kommunikáció az ügyfelekkel?
A kommunikáció legfőbb platformja természetesen az Internet. Itt számos felület áll rendelkezésünkre, melyek közül a leggyakoribbak az e-mail, a Viber, a Messenger és a Skype. Ezeken kívül természetesen a telefon segítségével zajlik a további kommunikáció.
Milyen előnyei és hátrányai vannak a virtuális asszisztens szakmának?
Mint tudjuk, az érmének mindig két oldala van, a virtuális asszisztens szakma sem fenékig tejfel. Szerencsére a pozitívumok jóval többen vannak, mint az esetleges hátulütők. Nézzük mindet sorjában!
Melyek a virtuális asszisztens szakma előnyei?
1. Otthoni munka
A virtuális asszisztensként történő munkavégzés vitathatatlanul legnagyobb előnye, hogy az ember az otthonában, a megszokott környezetében dolgozhat. Nem kell más kollégával megosztania a szobáját, nincsenek zavaró tényezők és a főnök sem lesi a szomszéd irodából, hogy éppen mivel foglalkozik az ember. Míg mások épp a metrón zsúfolódnak, vagy a kocsijukban ülnek a dugóban várakozva, addig egy VA nyugodtan elfogyaszthatja a reggelijét az erkélyen ülve. Megspórolhat rengeteg utazással töltendő időt, hogy azt hasznosabban töltse.
2. Rugalmas időbeosztás
Sok cég még most is ragaszkodik a 8 órától 17 óráig tartó, kötött munkarendhez. Az utazgatást is beleszámítva, ez azt jelenti, hogy akár 10-11 órát is kénytelenek vagyunk az otthonunktól és a családunktól távol tölteni a hétköznapokon. Részmunkaidős foglalkoztatásra pedig még mindig nagyon kevés helyen van lehetőség. Ezzel szemben virtuális asszisztensként mi dönthetjük el, hogy mennyit szeretnénk dolgozni. Kisgyermekes anyukaként vagy diákként, lehet, hogy napi 4 óra is bőven elegendő. Így munka mellett jut idő a családra vagy a tanulásra. Ha teljes munkaidőben szeretnénk dolgozni, akkor pedig lehetőségünk van saját magunknak megszabni, hogy mikor szeretnénk munkával tölteni az időt. Bevált gyakorlat lehet például, hogy délelőtt dolgozunk, majd tartunk egy hosszabb ebédszünetet, melybe személyes ügyek intézése is belefér (hasznosítva ezzel az ebéd utáni „kaja kóma” idejét is), majd 14 óra körül újból nekiállunk, hogy a további néhány munkaórát újból hatékony munkával töltsük. Sokan este vagy a hétvégén is szívesen dolgoznak, azonban azt ajánljuk, hogy ezt ne tegyük rendszeressé, mert a pihenésre mindenkinek szüksége van, s ha figyelünk erre, annak rövid és hosszú távon is élvezhetjük a jótékony hatásait.
3. Magas órabér
Egy „bejárós” irodai asszisztens rengeteg terhet levesz a cégvezető válláról azzal, hogy sok mindenhez ért, de sok esetben még sincs eléggé megbecsülve anyagilag. Virtuális asszisztensként magunk határozzuk meg az óradíjunkat, s ha megfelelő szakmai tudással rendelkezünk, vagy esetleg specializálódtunk egy-egy területre, akkor ez jóval magasabb is lehet, mint egy irodai asszisztensé. Így az általunk megkeresett pénz, valóban tükrözni fogja a befektetett energiánkat.
4. Nem függünk másoktól
Talán Veled, vagy ismerősöddel is történt már olyan, hogy hirtelen, derült égből villámcsapásként érte a hír, hogy meneszteni kívánják az állásából. Az alkalmazotti lét ilyen értelemben egy kiszolgáltatott helyzet. Egy megfelelően felépített virtuális asszisztensi vállalkozásban ilyesmi nem történhet meg. Természetesen az ügyfelek néha cserélődnek, és vannak olyanok is, akik csak egy-egy alkalommal veszik igénybe a virtuális asszisztens szolgáltatását, azonban a VA-k jellemzően állandó vagy hosszú távú megbízásokat kapnak. Több ügyfélnek dolgoznak, melyek közül, ha egy kiesik, azért még marad helyette öt másik, s a kieső helyére is hamar lehet újat találni.
5. Több idő a családdal
A virtuális asszisztensi munkát sok édesanya választja, hiszen ez lehetőséget biztosít számukra, hogy több időt töltsenek a családjukkal, a párjukkal, a gyermekeikkel. Ha, ne adj Isten, lebetegedne a gyerkőc, nem jelent gondot orvoshoz vinni vagy otthon maradni vele. S egy mosást beindítani vagy épp kiteregetni is belefér, két feladat között.
6. Új élet lehetősége
Akár karrierváltás miatt, akár egy elvesztett munkahely miatt, mindannyian kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy új lapot kell nyitnunk. Remek új irány a virtuális asszisztens állás, hiszen egy olyan terület, mely most lesz egyre népszerűbb és amely alkalmas rá, hogy egy új, virágzó karriert építsünk ki általa.
Melyek a virtuális asszisztens szakma hátrányai?
1. Ingerszegény környezet
Az otthoni munka hátránya, hogy kevés impulzus éri az embert, ezért egy idő után monotonná válhat és fásultságot okozhat. Jó megoldás lehet ezért, ha néha kilépünk a megszokott környezetünkből és akár egy kávézó, akár egy közösségi iroda lesz az aznapi munkaállomásunk.
2. Munkamánia
A rugalmas időbeosztás miatt hajlamossá válhatunk túllépni a munkaidőnket. Ez néha-néha, egy feszítettebb időszakban nem gond, azonban arra vigyázzunk, hogy ez ne váljon rendszeressé, mert kiégéshez vezethet. Tudatosan szabjuk meg a munkaidőnket és a pihenőidőnket. Ne álljunk neki este vagy a hétvégén dolgozni. Ezeket az időszakokat töltsük pihenéssel, feltöltődéssel, hiszen így leszünk másnap vagy a következő héten is produktívak.
3. A munka a magánélet rovására megy
Egy virtuális asszisztens valóban „hazaviszi a munkát”, sőt el sem viszi otthonról. 😊 Ezért aztán valóban tudatosan kell arra figyelnünk, hogy emiatt a magánéletünk ne szenvedjen csorbát. A munkaidő vége, otthoni munka esetén is jelentse azt, hogy aznapra valóban befejeztük a munkát.
Virtuális asszisztenseké a jövő?
A technika fejlődése, az újabbnál újabb szoftverek, programok, applikációk megjelenése mind-mind kedvez a virtuális asszisztensek számára.
A 2020-ban sajnálatos módon megjelent koronavírus szintén egy olyan tényező, ami az online világ térnyerését segíti elő és amely az otthoni munkavégzés irányába terelte a dolgozókat. A cégvezetők rájöttek, hogy az otthoni foglalkoztatással költséghatékonyabban tudják működtetni cégüket, hiszen kevesebbet kell például irodabérlésre, közüzemi szolgáltatásokra (víz, villany) költeni. Emellett sok dolgozó szívesebben és produktívabban is dolgozik otthonról, amennyiben a nyugodt körülmények biztosítottak számára. A cégvezetők tehát már látják azokat az előnyöket, amik együtt járnak egy virtuális dolgozó alkalmazásával, megbízásával. Ezért szerte a világon és most már Magyarországon is egyre nagyobb népszerűségnek örvend ez az új, izgalmas szakma, mely várhatóan további fényes jövő előtt áll.
LEGYÉL TE IS VIRTUÁLIS MARKETING ASSZISZTENS!
Ismerd meg ÚJ VIRTUÁLIS MARKETING ASSZISZTENS KÉPZÉSÜNK részleteit itt:
